Förklaring kallelser, protokoll och mötesanteckningar

Kallelser

Kallelser är det dokument som meddelar när ett möte ska vara och vad som ska behandlas under mötet. Kallelser till kommunfullmäktige, kommunsstyrelsen skickas två veckor innan sammanträdet. Kallelser till nämnder och beredningar skickas ut en vecka innan sammanträdet. I samband med att kallelsen skickas blir den även offentlig och publiceras på kommunens hemsida.

Protokoll

Efter ett möte där beslut fattas skriver sekreteraren ett protokoll. Ett protokoll innehåller en sammanfattning av ärendet, de förslag till beslut som sektorn lämnat och beslut om vilket förslag politikerna väljer att följa. När sekreteraren har skrivit klart protokollet granskas det av ett fåtal av de politiker som varit med på mötet, som efter granskningen justerar protokollet. Det är dock alltid originalprotokollet som gäller och detta förvaras hos kommunen. Samma tillägg kan göras gällande mötesanteckningar i slutet av det stycket också att det alltid är mötesanteckningarna i original som förvaras hos kommunen som gäller.

Att justera ett protokoll betyder att intyga att de beslut som står i protokollet överensstämmer med de beslut som togs under mötet. När protokollet är justerat blir det offentligt och publiceras på hemsidan, detta sker vanligtvis cirka två veckor efter sammanträdet. I samband med att protokollet blir justerat blir även besluten som togs på mötet gällande och ska utföras.

Mötesanteckning

När en beredning har haft möte skriver sekreteraren mötesanteckningar. Mötesanteckningarna beskriver vad som diskuterats vid ett möte eller vad en beredning har gjort under sitt möte. Beredningarna fattar vanligtvis inte beslut under sina möten utan arbetar med de uppdrag de fått från kommunfullmäktige. I de fall en beredningen fattar beslut skriver sekreteraren istället ett protokoll. De beslut beredningar fattar handlar oftast om vilka förslag beredningen ska lämna vidare till kommunfullmäktige.

Skillnaden mellan protokoll och mötesanteckning

Både protokoll och mötesanteckningar är offentliga handlingar. Skillnaden mellan dem är att protokoll innehåller beslut som ska följas och kan överklagas medan en mötesanteckning är en sammanfattning av vad som hände under ett möte och kan inte överklagas.

Personuppgiftslagen

Personuppgiftslagen innebär att kommunen måste ha tillåtelse från personen för att till exempel publicera personens namn på kommunens hemsida. Detta gör att personuppgifter kan vara borttagna och ersatta med ett X i protokoll och mötesanteckningar.