Frågor och svar

Här nedan redovisas svar på frågor om upphandling som är oftast ställda. Har du en annan fråga skriv in den längst ner på sidan så återkommer vi med svar.

De vanligaste frågorna:

  1. Kan kommunen enbart köpa varor och tjänster från lokala företag?
  2. Har vi som ett litet nyetablerat företag chans att delta i kommunens upphandlingar? Kan kommunen ställa vilka krav som helst?
  3. Hur hittar man kommunens upphandlingar?
  4. Var hittar man aktuella avtal?
  5. Måste arbetet från ideella föreningar upphandlas?
  6. Hur kan jag lämna anbud?
  7. Får ett sent inkommet anbud beaktas?
  8. Får man ställa frågor under anbudstiden?
  9. Vi tycker att det verkar krångligt att lämna anbud, kan vi få hjälp av någon på kommunen?
  10. Vad ska man göra om man anser att något är fel i förfrågningsunderlaget eller att man tycker att utvärderingen har gått till på fel sätt?
  11. Vad är ett ramavtal och skillnaden mellan det och ett vanligt avtal?
  12. Vad innebär miljökrav vid upphandling?
  13. Vad innebär krav på social hänsyn och etiska krav vid upphandling?
  14. Vad är upphandling till "lägsta pris"?
  15. Blir det inte dålig kvalitet om man bara köper på lägsta pris?
  16. Vad är upphandling till "ekonomiskt mest fördelaktiga pris"?

 

 

1. Kan kommunen enbart köpa varor och tjänster från lokala företag?
Lagen om offentlig upphandling (LOU) säger att alla leverantörer inom EU-området ska behandlas lika och ges lika förutsättningar. Det är diskriminerande att till exempel ställa krav på närproducerat, närodlat eller kort transportavstånd vid offentlig upphandling.

Kommunen kan dock skapa goda förutsättningar för lokala och mindre företag genom att utforma förfrågningsunderlaget så att fler kan lägga anbud, till exempel genom att upphandla delar av sortiment eller efter ett visst geografiskt område. I vissa upphandlingar kan det också vara relevant och proportionerligt att ställa krav på vissa nivåer avseende koldioxidutsläpp vid transporter, det kan innebära att det främst är närbelägna leverantörer som kan lämna anbud.

Kommunen ser gärna att lokala företag inom Lerum ska kunna växa genom att kunna leverera till såväl Lerums kommun som andra kommuner och kanske till och med andra länder inom EU.
Till toppen

2. Har vi som ett litet nyetablerat företag chans att delta i kommunens upphandlingar? Kan kommunen ställa vilka krav som helst?
Vid upphandling ställer kommunen krav på leverantören och på det som ska levereras. Vi får inte ställa högre krav än vad som är befogat med hänsyn till det som upphandlas.

Ett av kommunens mål är att underlätta för mindre företag att bli leverantörer till kommun, vilket vi har som ambition att göra genom att anpassa de upphandlingar vi gör. I vissa fall måste vi dock, beroende på vad som upphandlas, kräva att leverantörerna har erfarenhet och kan visa det genom referensuppdrag eller att leverantören har en viss omsättning. För att kunna uppnå efterfrågade volymer och leveranser kan små företag i kommunen gå samman och lämna in ett gemensamt anbud i en upphandling.

Det är viktigt att uppmärksamma och kontakta Upphandlingsfunktionen om man anser att några av våra krav är orimliga eller oproportionerliga.
Till toppen

3. Hur hittar man kommunens upphandlingar?
Alla kommunens upphandlingar hittar du på kommunens hemsida - klicka här. Du kan också gå direkt in i www.upphandlingar.nu
Till toppen

4. Var hittar man aktuella avtal?
Kommunens ramavtal finns samlade i en avtalsdatabas. Inloggning till avtalsdatabasen hittar du på kommunens hemsida under rubriken Företagare, Upphandling och inköp, Aktuella avtal.
Till toppen

5. Måste arbete från ideella föreningar upphandlas?
Hela samhället har mycket stor nytta av det viktiga arbete som utförs av fristående ideella föreningar. Kommunen anser också att det ideella arbetet är ett mycket viktigt komplement till kommunens verksamhet.

Som huvudregel gäller att alla tjänster och produkter som utförs eller levereras till kommunen måste upphandlas om tjänsten överstiger gränsvärdet för direktupphandling, vilket för tillfället uppgår till 505 800 kr. Under vissa förutsättningar finns det dock möjligheter att ingå så kallade Idéburna Offentliga Partnerskap (IOP-avtal).
Till toppen

6. Hur kan jag lämna anbud?
Läs mer under "Steg för steg för upphandling" och "Hur blir jag leverantör till kommunen".
Till toppen

7. Får ett sent inkommet anbud beaktas?
Nej.
Till toppen

8. Får man ställa frågor under anbudstiden?
Ja. Läs mer under "Upphandling steg för steg" i vänstermenyn.
Till toppen

9. Vi tycker att det verkar krångligt att lämna anbud, kan vi få hjälp av någon på kommunen?
Upphandlingsfunktionen har tillsammans med Näringslivsenheten i Lerums kommun anordnat upphandlingsseminarier där vi steg för steg går igenom upphandlingsprocessen. Dessa tillfällen är kostnadsfria och syftar till att underlätta för företag att lämna anbud genom att få en större förståelse för hur upphandling fungerar. Upphandlingsfunktionen anordnar dessa seminarier när tillräckligt intresse finns. Skicka därför en intresseanmälan till Upphandlingsfunktionen.
Klicka här för att skicka e-post till upphandlingsfunktionen >>

Kommunen kan dock inte hjälpa till med att utforma anbud vid en specifik upphandling, men det går alltid att ställa frågor i samband med en upphandling om något skulle vara oklart.

Vår målsättning är att vi ska underlätta anbudsgivning så långt som möjligt genom att använda ett enkelt språk och inte begära in fler uppgifter än vad som krävs.
Till toppen

10. Vad ska man göra om man anser att något är fel i förfrågningsunderlaget eller om man tycker att utvärderingen har gått till på fel sätt?
Man ska alltid kontakta den i förfrågningsunderlaget angivna kontaktpersonen och framföra synpunkter om man anser att det är något som inte stämmer. Det är viktigt att detta görs utan dröjsmål. Skulle något vara fel är vi angelägna om att rätta till detta så fort som möjligt.

En anbudsgivare har alltid möjlighet att få saken prövad av Förvaltningsrätten men för att undvika onödiga kostnader och fördröjning rekommenderar vi att man först tar kontakt med kontaktpersonen, så kommunen ges en möjlighet att rätta till eventuella felaktigheter.
Till toppen

11. Vad är ett ramavtal och skillnaden mellan det och ett vanligt avtal?
Med ramavtal avses enligt LOU ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en given tidsperiod. Mer konkret innebär det att den upphandlande myndigheten genomför en upphandling där alla eller flertalet av villkoren fastställs, men att man först då ett visst behov uppstår beställer det efterfrågade. Som exempel kan nämnas hantverkstjänster. Kommunen upphandlar då ett antal företag och anger då vad det är för tjänster man önskar och vilka krav som företagen skall uppfylla, både avseende den egna organisationen och utförandet av tjänsten. Det är dock först då ett specifikt uppdrag, till exempel att måla om en förskola uppstår, som man avropar, det vill säga beställer tjänsten och då specificeras exakt vad som efterfrågas, med andra ord vilken förskola som skall målas, hur stor ytan är, vilken färg den skall målas i och så vidare.

Ett avrop sker antingen genom en rangordning eller genom en förnyad konkurrensutsättning. Med rangordning menas att leverantörerna har listas i ordning utifrån vem som har lämnat lägst pris/ekonomiskt mest fördelaktigt pris och kommunen vänder sig i första hand till den som har rangordnats som nummer ett, först om nummer ett avböjer att leverera, till exempel för att man saknar kapacitet för tillfället, kan nummer två tillfrågas och så vidare. En förnyad konkurrensutsättning innebär att alla leverantörer på ramavtalet tillfrågas om att inkomna med ett nytt anbud, med andra ord kan en förnyad konkurrensutsättning jämföras med en ny liten "mini-upphandling". Vilken avropsmodell som skall användas på ramavtalet anges redan när ramavtalet upphandlas.
Till toppen

12. Vad innebär miljökrav vid upphandling?
Lerums kommun har som vision att vara Sveriges ledande miljökommun år 2025. Kommunen
lägger därför stor vikt vid det miljöarbete som entreprenören/leverantören bedriver både i sin egen verksamhet och i den verksamhet som riktar sig mot kommunen.

Kommunen ställer både krav på anbudsgivande företag och på de produkter som levereras.

Anbudsgivare ska ha miljömål som berör företagets huvudsakliga miljöpåverkan inom det område som upphandlingen omfattas. Miljömålen ska leda till ständig förbättring och det ska finnas en handlingsplan för att nå målen. Handlingsplanen ska följas upp minst en gång per år inom anbudsgivarens organisation.

Ett bevis på företagets miljöarbete är exempelvis certifikat ISO14001/EMAS, miljödiplomering enligt Svensk Miljöbas, FR2000 eller en beskrivning av ett eget system som omfattar miljömålen och en handlingsplan.

Lerums kommun arrangerar dessutom miljödiplomeringskurser. Klicka för mer information.
Till toppen

13. Vad innebär krav på social hänsyn och etiska krav vid upphandling?
Hållbarhet är ett av kommunens mål i Vision 2025. Ett hållbart samhälle innebär en utveckling av samhället som tillgodoser varje människas grundläggande behov, kulturellt, socialt och miljömässigt.

Kommunen har därför i sina upphandlingar ställt krav på antidiskriminering, att företaget ska följa FN:s barnkonvention vad gäller barns arbete, ILO:s kärnkonventioner om mänskliga rättigheter i arbetslivet samt den lagstiftning gällande arbetsrätt, arbetsmiljörätt och socialförsäkringsrätt som är tillämplig i tillverkningslandet eller det land där tjänsten utförs.

Kommunen har även ställt sig bakom den europeiska deklarationen (CEMR-deklarationen) - vilket innebär att kommunen ska främja möjligheten till jämställdhet mellan kvinnor och män i sina upphandlingar.

Genom att ställa sociala krav kan kommunen få fler aktörer i samhället att ta ett större socialt ansvar, till exempel genom att erbjuda praktik eller anställning åt personer som står utanför arbetsmarknaden.
Till toppen

14. Vad är upphandling till "lägsta pris"?
Vid upphandling till lägsta pris utvärderas enbart priset. Upphandlingen innehåller alltid en mängd obligatoriska krav som måste uppfyllas innan priset utvärderas. Därefter tilldelas leverantören med lägst pris avtalet.
Till toppen

15. Blir det inte dålig kvalitet om man bara köper på lägsta pris?
Upphandling till lägsta pris förknippas ofta felaktigt med dålig kvalitet. Kvaliteten av det som upphandlas bestäms av de krav som ställs i förfrågningsunderlaget och ibland ställer kommunen mycket höga obligatoriska kvalitetskrav och väljer sedan den leverantör som till lägst pris kan leverera den efterfrågade varan/tjänsten och samtidigt uppfyller kvalitetskraven.

Det går med andra ord att upprätthålla en hög kvalitet med upphandling till lägst pris.
Till toppen

16. Vad är upphandling till det "ekonomiskt mest fördelaktiga pris"?
Vid upphandling till "ekonomiskt mest fördelaktiga" tar kommunen hänsyn till olika kriterier vid utvärderingen. Detta kan till exempelvis vara pris, leveranstid, driftkostnader, miljöpåverkan, kvalitet, funktionella och tekniska egenskaper och service. Kommunen anger i förfrågningsunderlaget vilka kriterier som ligger till grund för tilldelning av kontraktet.
Till toppen

Har du en annan fråga om upphandling?