Upphandling steg för steg

Förfrågningsunderlaget

En offentlig upphandling börjar med att myndigheten identifierar ett behov (eller att ett avtal för ett tidigare identifierat behov löper ut) av en vara eller tjänst. Behovsidentifikationen övergår i en process med att utforma ett förfrågningsunderlag som skall ligga till grund för upphandlingen. Myndigheten genomför normalt marknadsundersökningar, pratar med företag som har varit leverantörer i tidigare upphandlingar och genomför interna möten med de verksamheter som är i behov av varan eller tjänsten. Alla dessa kontakter mynnar så småningom ut i ett förfrågningsunderlag.

Förfrågningsunderlaget är alltså det underlag för anbud som en upphandlande myndighet tillhandahåller anbudsgivarna inför en upphandling. Till förfrågningsunderlaget hör även de handlingar som kompletterar det, exempelvis kartor eller liknande.

I ett förfrågningsunderlag ska den upphandlande myndigheten beskriva föremålet för upphandlingen, det vill säga vad som ska upphandlas, och vilka krav som den upphandlande myndigheten ställer på leverantören. Förfrågningsunderlaget ska även innehålla en beskrivning av hur utvärderingen av anbuden ska gå till samt vilka andra villkor som kommer att gälla.

Alla krav och villkor som den upphandlande myndigheten ställer upp måste vara förenliga med de fem grundläggande principerna. Kraven och villkoren måste också vara utformade på ett sätt som gör det möjligt för den upphandlande myndigheten att följa upp och kontrollera att leverantörerna uppfyller dem.

Det är viktigt att den upphandlande myndigheten noggrant formulerar förfrågningsunderlaget så att det blir fullständigt och tydligt, eftersom väsentliga förändringar inte får genomföras under upphandlingens gång. Om en upphandlande myndighet under upphandlingen ändå finner det nödvändigt att väsentligen ändra kraven måste upphandlingen avbrytas och göras om från början.

Av vikt är också att det framgår vad som är ett obligatoriskt krav, vad kravet innebär och att följden av att inte uppfylla samtliga krav är att anbudet förkastas.

Om en leverantör inte förstår eller anser att förfrågningsunderlaget är oklart bör den upphandlande myndigheten kontaktas för ett eventuellt förtydligande. Vem som skall kontaktas och vilka tidsfrister som gäller för frågor och svar framgår av förfrågningsunderlaget.

Ett förfrågningsunderlag består av:

  • krav på leverantörentekniska specifikationer
  • administrativa bestämmelserkriterier för bedömning av anbud (tilldelningskriterier)
  • kommersiella villkor (avtalsvillkor)
  • särskilda villkor för fullgörande av kontrakt (särskilda kontraktsvillkor)

Annonsering, tidsfrister och anbudsgivning

När ett förfrågningsunderlag är färdigställt annonseras det. Skyldigheten att annonsera innebär att en annons ska publiceras i en elektronisk databas som är allmänt tillgänglig. Lerums kommun annonserar alla sina upphandlingar dels på sin hemsida och dels på www.upphandlingar.nu Beroende på vilket upphandlingsförfarande som används tillämpas olika annonseringstider, men de flesta upphandlingar annonseras minst 40 dagar. Som huvudregel gäller att anbud alltid ska avges skriftligen, men den upphandlande myndigheten får fritt välja mellan vissa olika kommunikationssätt för kommunikation och informationsutbyte.

Under anbudstiden kan en leverantör ställa frågor, be om förtydliganden eller kompletteringar av förfrågningsunderlaget. Dessa svar eller kompletteringar ska sändas till samtliga som begärt förfrågningsunderlaget och anmält intresse av att få kompletterande information.

En ansökan eller ett anbud som har kommit in för sent får inte tas upp till prövning, även om avsändaren inte har orsakat förseningen.

Kvalificering och anbudsprövning

Prövningsfasen omfattar olika moment:

  • kontroll av eventuell grund för uteslutning av leverantör
  • kontroll av leverantörens lämplighet (kvalificering)
  • tilldelning av kontrakt (utvärdering av anbud)

Uteslutning av leverantör

Vissa omständigheter ska leda till uteslutning av en leverantör medan andra omständigheter får leda till en uteslutning, mer information kring detta finns i 10 kapitlet 1-2 §§ LOU.

Kontroll av leverantörers lämplighet (kvalificering)

Anbudsgivarens lämplighet granskas utifrån de krav som ställts i förfrågningsunderlaget eller annonsen avseende leverantörens ekonomiska ställning och tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Att kvalificera leverantörer innebär att den upphandlande myndigheten prövar vilka anbudsgivare som uppfyller de kvalifikationskrav som har ställts i upphandlingen.

Tilldelning av kontrakt - utvärdering av anbud

Den upphandlande myndigheten tilldelar kontraktet enligt den utvärderingsgrund som har angivits i annonsen och förfrågningsunderlaget. Det kan antingen vara att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet utifrån de utvärderingskriterier som myndigheten har angivit, eller det anbud som har lägst pris. Den upphandlande myndigheten får inte anta ett anbud som inte uppfyller kraven enligt förfrågningsunderlaget. Det är inte heller tillåtet att göra prövningen mot andra kriterier än dem som har angivits.

Det finns också bestämmelser för hur mottagande och öppning av anbud ska gå till (9 kapitlet 7 § LOU).

Åberopande av annans kapacitet

En anbudssökande eller anbudsgivare som inte själv klarar de ekonomiska, tekniska och yrkesmässiga kapacitetskrav som den upphandlande myndigheten ställt upp som krav, har möjlighet att visa att den disponerar över ett annat företags resurser så att den efterfrågade kapaciteten därigenom uppnås.

Tilldelningsbeslut

En upphandlande myndighet ska snarast möjligt skriftligen underrätta anbudssökandena och anbudsgivarna om de beslut som fattats om att sluta ett ramavtal eller att tilldela ett kontrakt och om skälen för besluten. En skriftlig underrättelse ska lämnas även vid ett beslut att avbryta en upphandling eller att en upphandling ska göras om.

Syftet med bestämmelsen är att en leverantör bättre ska kunna ta tillvara sin rätt att ansöka om överprövning. Det är inte tillräckligt att myndigheten i upplysningarna som skäl anger att den vinnande leverantörens anbud var det ekonomiskt mest fördelaktiga. Om anbudet antagits på den grunden bör upplysningarna även redovisa vilka omständigheter som myndigheten tagit hänsyn till.

Alltför intetsägande uppgifter kan innebära att myndigheten inte anses ha lämnat upplysningar om skälen för sitt beslut med följd att den föreskrivna fristen på tio dagar för överprövning inte börjar löpa.

Tiodagarsfristen

När den upphandlande myndigheten fattat tilldelningsbeslutet och informerat alla anbudssökande och anbudsgivare om det, börjar tidsfristen på tio dagar att löpa. Under denna period kan leverantörer som inte vunnit upphandlingen ansöka om överprövning hos förvaltningsrätten.

Om ingen överprövning har gjorts inom tiodagarsfristen kan avtal tecknas mellan vinnande anbudsgivare och myndigheten, därefter påbörjas arbetet med att leverera det efterfrågade. Om en överprövning däremot inkommer får den upphandlande myndigheten inte teckna kontrakt förrän domstolen har avgjort målet.

För att läsa mer om hur offentlig upphandling går till se länkarna nedan