Vi har placerat cookies på din dator och lagrat ditt IP-nummer för att ge dig en bättre upplevelse av våra webbplatser. Om cookies och personuppgifter

Upphandling steg för steg

Planering

Lerums kommun utgår alltid från verksamhetens behov, vad som behöver upphandlas och varför. Marknaden undersöks, finns det många leverantörer och har det kommit nya lösningar?

Kommunen går ibland ut med en RFI, request for information.

Om det är ett befintligt avtal som löper ut undersöker vi vad som fungerat bra respektive mindre bra. Planeringen är den fas i en upphandling som tar längst tid.

Det är för leverantörer ett bra tillfälle att komma med information som till exempel vilka krav som är proportionerliga, att ställa på varan/tjänsten, leveranstid med mera och att svara på frågor skriftligt eller i dialogmöten om hur behovet kan lösas.

Upphandlingsdokument

I upphandlingsdokumenten beskriver kommunen vad som ska upphandlas.

Upphandlingsdokumenten fastställer kraven på leverantören och på varan/tjänsten som upphandlas. Det anges även hur utvärdering av anbud kommer att ske samt hur avtalet med den vinnande leverantören kommer att se ut.

Upphandlingsdokumenten får inte begränsa konkurrensen och leverantörer ska kunna lämna anbud på lika villkor.

Det är viktigt att upphandlingsdokumenten är tydliga och fullständigt utformade eftersom de ligger till grund för avtalet.

Annonsering

När ett upphandlingsdokument är färdigställt annonseras det. Undantag kan vara vid direktupphandling samt under vissa omständigheter vid förhandlat förfarande.

Beroende på vilket upphandlingsförfarande som används tillämpas olika annonseringstider.

De flesta upphandlingar annonseras minst 30 dagar.

Som anbudsgivare har du alltid möjligheten att ställa frågor, be om förtydliganden eller kompletteringar av upphandlingsdokumentet under annonseringstiden vilket är bra för att undvika oklarheter.

Frågor och svar ställs elektroniskt via TendSign och alla anbudsgivare som hämtat ut upphandlingsdokumentet via TendSign får information om att något nytt har tillkommit till upphandlingen.

Anbudsgivning

Anbud ska lämnas elektroniskt. I annonsen och i upphandlingsdokumentet anges när anbud ska lämnas och vad det ska innehålla. Samtliga krav på leverantören och krav på varan/tjänsten ska vara uppfyllda vid anbudslämnandet för att anbudet ska utvärderas.

Ett anbud som har kommit in för sent får inte tas upp till prövning, även om anbudsgivaren inte har orsakat förseningen. Anbud omfattas av så kallad absolut sekretess fram till det att kommunen beslutat att tilldela ett kontrakt till antagen leverantör/leverantörer.

Kontroll av leverantörers lämplighet (kvalificering)

Leverantörens lämplighet granskas utifrån de krav som ställts i upphandlingsdokumentet. Det kan till exempel vara leverantörens ekonomiska ställning och tekniska och yrkesmässiga kapacitet.

Leverantören förbinder sig att eventuell grund för uteslutning av leverantör inte finns som till exempel brott, obetalda skatter eller missförhållanden i sin verksamhet. Detta kan du läsa om i lagen om offentlig upphandling, kapitel 13, paragraf 1-3.

Tilldelning av kontrakt (utvärdering av anbud)

Kommunen tilldelar kontraktet till den leverantör som har lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbud enligt den utvärderingsgrund som har angivits, bästa förhållande mellan pris och kvalitet, kostnad eller pris. När det finns utvärderingskriterier på kvalitet kan det resultera i till exempel avdragspoäng eller mervärden som påverkar anbudssumman. Tilldelningsbeslutet med skäl lämnas till alla anbudsgivare elektroniskt.

En elektronisk underrättelse ska lämnas även vid ett beslut att avbryta en upphandling eller att en upphandling ska göras om.

Avtalsspärr

Efter att beslut om tilldelning har fattats och beskedet skickats, börjar tidsfristen på tio dagar att löpa, den så kallade avtalsspärren. Under denna period finns möjlighet för leverantör att ansöka om överprövning hos förvaltningsrätten.

Avtalsskrivning

Om ingen överprövning har inkommit sker avtalsskrivning med den/de vinnande leverantören/leverantörerna och leverans kan påbörjas. Om det blir en överprövning får avtal inte skrivas förrän domstol avgjort målet.

Avtalsförvaltning

Under avtalsperioden sker uppföljning/avstämning att avtalet följs av båda parter. Eventuella prisjusteringar under avtalsperioden sker enligt avtalet.