Utmaning - hur går det till?

Lerums kommun ger privatpersoner eller företagare som tror sig kunna utföra kommunens tjänster eller producera kommunens varor bättre än kommunen själv, möjlighet att utmana.

Om utmaningen bedöms vara seriös och ger tydliga besked om förbättringar när det gäller miljöhänsyn, kvalitet, pris eller annat, utlyser kommunen en offentlig upphandling. Vid utlysningen är alla, inte bara utmanaren, välkomna att lämna anbud.

Varför utmanarrätt?

Utmanarrätten är ett verktyg för en kontinuerlig utveckling av de verksamheter kommunen ansvarar för. Tack vare vetskapen om att verksamheten kan bli utmanad av någon ges incitament till att hela tiden se över och utveckla metoder, arbetssätt, effektivitet och kvalitet i den egna verksamheten.

Hur går det till?

Processen startar i och med att en utmaning lämnas till kommunen. Det kan ske via webbformulär, post eller e-post. Utmaningen diarieförs så snart den kommit in till kommunen, är därmed en allmän handling och syns i kommunens postlista.

Redan i detta skede finns alltså möjlighet för den som vill, att dels se att en utmaning kommit till kommunen, dels begära att få se vad den innehåller. Det är därför viktigt att kommunledningen får information så snart en utmaning kommit in.

Kommunens företagslots hjälper dig

I detta första skede har ofta utmanaren svårt att lämna en komplett utmaning, eftersom kommunens verksamhet är komplex. Den lotsfunktion som finns på näringslivsenheten har en viktig roll i detta skede att dels klarlägga för utmanaren vilka förutsättningar som finns för det verksamhetsområde som utmanats, dels kontrollera att kommunen uppfattat utmaningen på rätt sätt.

Utmaningar som visar sig gälla myndighetsutövning, verksamhet som redan idag ligger på entreprenad eller verksamhet som organisatoriskt inte lämpar sig för upphandling (för liten, för omfattande eller innebär organisatoriska eller ekonomiska nackdelar), kan därmed sorteras bort redan i den första kontakten mellan lotsfunktionen och den som utmanar.

Sammanställning av den interna arbetsprocessen vid en utmaning

 

         Led i processen
        1
  • Utmanare (U) fyller i intresseanmälan som skickas till kommunen.
  • Utmaningen diarieförs och blir allmän handling.
  • Lotsfunktionen ansvarar för att kommunstyrelsen, kommundirektör och berörd sektorchef får informationen om att en utmaning lämnats in.
  • Lotsfunktionen bekräftar till U att kommunen tagit emot utmaningen, klarlägger förutsättningarna för utmaning inom det aktuella området och verifierar att kommunen förstått utmaningen rätt.
2 Lots kallar tjänstemän i berörd sektor till internt möte för att se om utmaningen ger möjlighet till ökad effektivitet eller höjd kvalitet.
3
  • Lots kallar verksamhetsansvarig och U till gemensamt möte. U informeras om hur verksamheten bedrivs och vad som är möjligt att utmana, tjänstemän tar del av vad som utmanas och eventuella organisatoriska avgränsningar.
  • Om U i detta skede väljer att inte utmana, ska det diarieföras.
4
  • U skriver formell utmaning till Lerums kommun där det framgår vad som utmanas och eventuella avgränsningar.
  • Utmaningen handläggs av Lots.
  • Lots bekräftar till U att utmaningen tagits emot och diarieför utmaningen.
  • Lots skickar utmaningen till berörd sektor, som ansvarar för att omgående informera personal, fackliga företrädare, brukare och anhöriga.
  • Kommundirektör informerar kommunstyrelsen muntligt.
5 Under ledning av Lots prövar berörd sektor utmaningen och gör en analys där utmaningar/ problem och möjligheter redovisas.
6
  • Konsekvensanalysen går till kommunstyrelsen (KS) som underlag för beslut om utmaningen ska antas eller inte.
  • Lots informerar U.
7
  • Efter KS beslut informerar Lots U om beslutet.
  • Om KS antar utmaningen: Upphandling görs enligt LOU, sektorns/ kommunens upphandlingsfunktion ansvarar.
  • Oavsett beslut i KS ansvarar berörd sektor för att informera personal, fackliga företrädare samt brukare och anhöriga.
8
  • Inkomna anbud värderas, avtal skrivs.
  • Berörd sektor ansvarar för att personal, fackliga företrädare samt brukare och anhöriga hålls kontinuerligt informerade under den fortsatta processen